Teresa Cabré szerint a terminológia dokumentációs célú felhasználása három fontos területen játszik alapvető szerepet: (1) a szakszövegek írásában (’technical writing’ vagy szakszövegírás) (lásd Fóris & Faludi, 2019), (2) a szakszövegek fordítása és tolmácsolása során (’technical translation and interpretation’, vagyis szakfordítás és -tolmácsolás) és (3) az információk rögzítése, tárolása és kinyerése területén (’technical documentation’, műszaki dokumentáció) (Cabré, 1999, 50). Cabré a műszaki dokumentációt mint az információk rögzítését, tárolását és kinyerését határozza meg. Fóris és Faludi alapján ez a tevékenység a dokumentummenedzsment területéhez sorolható (Fóris & Faludi, 2017).

A műszaki dokumentációval kapcsolatos szabványok szinte kivétel nélkül csak idegen nyelven hozzáférhetők. Magyar fordítással nem rendelkeznek, így a szakterület terminológiája magyar nyelven nem kidolgozott, nem rögzített. Pedig a Magyarországon is bevezetett, műszaki dokumentációval foglalkozó szabványcsalád részeként külön a szakszókincsre vonatkozó szabvány is elérhető (MSZ EN ISO 10209:2022 Termékek műszaki dokumentációja. Szakszótár. Műszaki rajzokra, termékmeghatározásra és a kapcsolódó dokumentációra vonatkozó szakkifejezések) – egyelőre angolul. Ezek olyan alapfogalmak definícióját is tartalmazzák, mint például a document, a document type, illetve a documentation. E szabvány alapján az angol document (magyar ’dokumentum’) terminus három jelentéssel is bír, három különböző területen. A műszaki dokumentációhoz a dokumentummenedzsment területe áll a legközelebb, ennek körébe utalják az alábbi jelentést: „rögzített és strukturált információmennyiség, amely felhasználók és rendszerek között egységként kezelhető és cserélhető”. Az angol documentation (magyar ’dokumentáció’) definíciója is szakterületenként változó; a dokumentummenedzsmenten belül „egy adott tárgyhoz kapcsolódó dokumentumok összessége”.

Dokumentációval kapcsolatos szakirodalom magyar nyelven sokáig szinte csak a könyvtár- és információtudomány területén jelent meg, de e szakirodalmi munkák többsége mára már elavult (döntő többségük a múlt század közepén jött létre). Ezért is hiánypótlók a TERMIK keretében megvalósult, a műszaki dokumentáció elveivel, gyakorlatával és lehetséges nyelvészeti vizsgálatával foglalkozó kutatási projekt eredményei (pl. Fóris & Bölcskei, 2019b; Csontos, 2020; Dér, 2020; Sólyom, 2020; Fóris & Bölcskei, 2021).

A magyar nyelvű szakirodalom és a szabványok fordításának hiánya miatt a műszaki dokumentáció és szakírás magyar nyelvű terminológiája bizonytalan. A szakmai diskurzusban itthon is gyakori az angol nyelvű kommunikáció, így az esetlegesen magyar nyelven folytatott eszmecserében is az angol nyelvű terminusok átvétele jellemző. (A szakszövegíróknak szóló álláshirdetésekben Magyarországon is többnyire a technical writer megjelöléssel találkozunk, a tartalomfejlesztőknek szólókban pedig gyakran a content developer megnevezés jelenik meg.)

A dokumentáció szónak a szakirodalomban alapvetően három jelentése ismert (Fóris & Faludi, 2017; 2019).

A továbbiakban az egyértelműség érdekében a következő fogalmakat különböztetjük meg: a (műszaki) dokumentáció maga a termékkel kapcsolatos „műszaki” dokumentum. A dokumentáció készítésének folyamatát, amely nem csak a szöveges tartalmat érinti, de akár képeket, audiovizuális tartalmat stb. is, dokumentációkészítésnek nevezzük, míg a kifejezetten szöveges tartalmak készítésére dokumentációírásként, műszaki szakszövegírásként, szakírásként vagy szakszövegírásként utalunk. A dokumentummenedzsment egy átfogó, e dokumentumok teljes életciklusát végigkövető folyamat, amelynek során kezelik ezeket a dokumentumokat.

A releváns (információtudományi, dokumentációs, terminológiai) szakirodalomra támaszkodva megállapítható, hogy az információtudomány feltárási eszközei (tezauruszok, ipari alkalmazások, ontológiák) és a terminológia tudománya egyaránt az információk feltárásával, tárolásával és újrafelhasználásával foglalkoznak. A dokumentumok indexeléséhez használt szabványosított terminológia lehetővé teszi, hogy a dokumentáció szisztematikus és egyértelmű legyen. Az információkereső nyelvek – szerencsés esetben – szabványosított terminológiai rendszerek. Bár a tudásalapú technológiák segíthetnek áthidalni a nyelvi jel és jelentés között lévő szakadékot, az információkinyerés automatizálásának továbbra is elsődleges problémája, hogy magyar nyelven hiányoznak az úgynevezett szakterületekre jellemző gyakorisági szótárak, amelyek egy-egy szakterület szókincsét gyakorisági mutatókkal ellátva közölnék. Az egyes tudományágak közötti szorosabb együttműködés elősegíthetné a minél sikeresebb „hibrid” technológiák kidolgozását. A továbbiakban célszerű lenne annak vizsgálata is, hogy az egyes területek hogyan tudják szolgálni egymást a többnyelvű dokumentációkezelés (illetve -fordítás) vagy akár a mesterséges intelligencia kutatásának területén. Ez utóbbira jó példa Horváth Ildikó Tolmácsolás, digitalizáció, mesterséges intelligencia címmel kiadott könyve (Horváth, 2021).