A forrás- és célnyelvi terminológiának nemzeti és nemzetközi terminológiai szabványokon, ismert szótárakon vagy elfogadott glosszáriumokon kell alapulnia, továbbá lehetőség szerint biztosítani kell, hogy a kifejezések legfeljebb három (ortográfiai) szóból álljanak (ISO/IEC/IEEE 26514:2022 System and software engineering – Design and developement of information for users).

A terminológiát érintően olyan további szabályokat is érdemes betartani, mint a köznyelvi értékű kifejezések használatának, illetve a nevek és termékjellemzők atipikus, regionális változatának kerülése. Ha a terméket nem speciális ismeretekkel rendelkező célközönségnek szánják, akkor a terminológiát magyarázni kell, például definíciókkal, hivatkozásokkal vagy glosszáriumok használatával.

Az IEC/IEEE 82079-1:2019 szabvány külön javaslatokat fogalmaz meg az akronimák, rövidítések és szakkifejezések kezelésére vonatkozóan. Az elkerülhetetlen akronimákat, rövidítéseket és szakkifejezéseket, amelyek a célközönség számára nem könnyen befogadhatóak, szintén fel kell sorolni és magyarázni kell.

Ha kétségek merülnek fel arra vonatkozóan, hogy a szakkifejezések érthetőek-e a célközönség számára, akkor empirikus vizsgálatokat kell végezni. Ezek az empirikus módszerek lehetnek interjúk, fókuszcsoportos vizsgálatok, használhatósági tesztelés, szakértői lektorálás, panaszkezelésből származó visszajelzések stb. (IEC/IEEE 82079-1:2019).

Problémát jelenthet a terminológiai egységesítésben, ha a teljes dokumentáció különböző szolgáltatóktól származó dokumentumokat is tartalmaz; ebben az esetben természetes, hogy a dokumentumokban szereplő terminusok következetes alkalmazása nem mindig lehetséges. A dokumentációt készítő szolgáltatónak ez esetben el kell magyaráznia az eltérő terminusok jelentését is, hogy a célközönség könnyen azonosíthassa a különböző dokumentumokban szereplő terminusokat.

A termékek, alkotóelemek nevei és a tulajdonnevek kifejezetten fontos terminusok. Amennyiben fordításra is szükség van, akkor a menedzsernek vagy a felelős félnek – általában a helyi és az egész szervezetet érintő marketing bevonásával – minden nyelvre vonatkozóan meg kell határoznia, hogy ezek a nevek továbbra is a forrásnyelven maradnak-e, vagy pedig lokalizált termékneveket kell használni. Ezeket a döntéseket természetesen befolyásolja, hogy a forrásnyelvi elnevezések védjeggyel ellátottak-e. Amennyiben igen, úgy a menedzsernek vagy más felelős személynek arról is döntenie kell, hogy a célnyelvi terminusok az adott földrajzi helyen is védjeggyel ellátottak lehetnek-e, vagy annak kell-e lenniük. Szintén befolyásolja a döntést a fordítások konnotációja a célnyelven, ugyanis a konnotáció kulcsfontosságú szempont annak eldöntésében, hogy a termékneveket lefordítsák-e, és ha igen, akkor hogyan, ráadásul ezeket a döntéseket nyelvenként kell meghozni (ISO/IEC/IEEE 26511:2018).