A terminológiai adatbázisok bejegyzéseinek felépítését is aprólékosan, előre gondolkodva ki kell dolgozni, mert ha az adathalmaz nem rendelkezik struktúrával, az lehetetlenné teszi a keresést; ha nem rögzítik az adatbevitel idejét, akkor nincs információ az naprakészségről; ha hiányoznak a források és a jóváhagyás, abban az esetben az adatok megbízhatósága nem ellenőrizhető (Tamás, 2012, 2019a).

A bejegyzések eleve egy hármas hierarchikus szerkesztési szintet követnek, amely egységes az adatbázis-kezelő szoftverekben és a központi terminológiai adatbázisok esetében, ami az online felület esetében azonban általában nem látható: fogalmi szint (entry level), a nyelvi indexálás szintje (index/language level) és a terminus szintje (term level) (Tamás, 2019a). Ezen belül külön megfontolást igényel a definíció és a terminus adatmezőtípusok elhelyezése, hiszen a fogalomközpontú megközelítés alapján a fogalom az elsődleges, és ehhez érdemes hozzárendelni a többi adatot. A bevált gyakorlat szerint a definíció helye ideálisan a hierarchikus hármas struktúrában a felső vagy a középső szint, míg a terminus helye a középső vagy az alsó szint (l. részletesebben Tamás, 2019a; Tamás & Sermann, 2019a, 2019b), de előfordulhatnak két- vagy négyszintű rendszerek is (Fóris, 2024).

Az adatbázisok kialakítását és a dokumentációt is befolyásoló tényezők a fent felsoroltak és tágabb kontextusba helyezve az alábbiak: