Az UNESCO 1976. évi Terminology of Documentation című négynyelvű terminológiai szótára összefoglalja a szakterület alapfogalmait, és a dokumentációt a következő módon definiálja: „Dokumentumok és adatok folyamatos és rendszerezett kezelése, beleértve az elhelyezést, azonosítást, feltárást, elemzést, tárolást, visszakeresést, újrafelhasználást és megőrzést szakemberek számára.” (UNESCO 1976. Terminology of Documentation, idézi Faludi, 2017, 1). A dokumentációt az információtudományon belül értelmezi, tehát feladata, hogy biztosítsa az információk tartalmának leírását, tárolását és visszakeresését (Faludi, 2017). A dokumentáció során alapvető fontossággal bírnak az olyan szempontok, mint a „teljesség, pontosság, objektivitás, rövidség és érthetőség” (Faludi, 2017, 5). Ezek a szempontok a terminológiamenedzsmenten belül az adatkezelés területén is jelentőséggel bírnak.