Kifejezetten a terminológiai munkafolyamat dokumentációját képezik a szerkesztői és a felhasználói útmutatók. Fontos a megfelelő források és adatok kiválasztása, a szerzői jogi jogszabályok ismeretében az előírások betartása, az adatrögzítési mód egységessége (például az adatmező-kategóriák típusa, tartalma és elhelyezkedésük az adatbázis felépítésében vagy az egységes doménrendszer meghatározása). Különösen hangsúlyos a szerkesztés szempontjából a visszakereshetőség és így a megbízhatóság érdekében a források kezelésében egy egységes hivatkozási rendszer kiválasztása és használata. Nem elhanyagolható szempont a felhasználó oldaláról a könnyen értelmezhető, felhasználóbarát jelleg sem, amely elősegíti azt, hogy a munkafolyamat szerves részévé váljon az adatbázis, és használatával megtérüljön annak költsége és így hasznos befektetéssé válhasson.