Újabb előrelépést az alapszerződések módosításához kapcsolódó 1997-es intézményközi konferencia jelentett. Az alapszerződéseket módosító Amszterdami Szerződés záróokmányához egy külön nyilatkozatot csatoltak, amelybe beépítették az 1992-es következtetések és az 1993-as tanácsi nyilatkozat elemeit is. A nyilatkozatban a kormányközi konferencia felszólította az Európai Parlamentet, a Tanácsot és az Európai Bizottságot, hogy dolgozzon ki közös alapelveket a szövegezésre, és biztosítsa ennek megfelelő alkalmazását és a magas minőséget.4 Ennek eredményeként az Európai Bizottság 1997-ben saját kézikönyvet jelentetett meg, majd 1998. december 22-én az Európai Parlament, a Tanács és az Európai Bizottság Intézményközi megállapodást (Interinstitutional Agreement) kötött, és közös iránymutatásokat fogadott el a szövegezés jobb minőségének érdekében.5 Ezt követte 2000-ben (magyar nyelven 2008-ban) az Európai Parlament, a Tanács és az Európai Bizottság Közös gyakorlati útmutatója (Joint Practical Guide), amelyet a három intézmény jogi szolgálata kifejezetten az uniós jogi aktusok szövegezésében érintett kollégák részére készített. Ma ezek a dokumentumok (illetve ezek módosításai, frissítései) képezik az alapját az uniós jogi aktusok szövegezésének (Európai Bizottság 2016a).

Az Intézményközi megállapodás kimondja, hogy az intézmények jogi szolgálatainak – ideértve azok jogi nyelvi szakértőit – a közösségi jogszabályok minőségének javításában játszott szerepét meg kell erősíteni. Az 1–6. iránymutatás az általános elveket tartalmazza, a 16–17. iránymutatás a belső és külső hivatkozások rendszerét, a 18–l9. iránymutatás a jogi aktusok módosításának alapelveit, a 21–22. iránymutatás pedig a záró és hatályon kívül helyező rendelkezéseket, valamint a mellékleteket tartalmazza. Az uniós nyelvhasználat szempontjából az általános rész tartalmaz releváns információkat, hiszen itt jelennek meg a jogi aktusokban követendő nyelvezetre, terminológiára vonatkozó alapelvek – vagyis világos, egyszerű, pontos, tömör megfogalmazás, a bonyolult megfogalmazás és a rövidítések túlzott használatának kerülése.

Fontos megjegyezni, hogy ebben a részben az 5. iránymutatás már egyértelmű utalást tartalmaz a fordításra is. Az iránymutatás szerint a jogszabályok szövegezőinek (szerkesztőinek) úgy kell eljárnia, hogy a szöveg alkalmas legyen később fordításra, azaz a jogi aktusokat „… olyan kifejezésekkel és mondatszerkezetekkel kell megszövegezni, amelyek figyelembe veszik az uniós jogalkotás többnyelvű jellegét”. Kifejezetten a terminológiával az általános rész 6. irányelve foglalkozik. Hangsúlyozza az uniós jogi aktuson belüli és a jogi aktusok közötti egységes terminológia fontosságát, és kiemeli, hogy az azonos fogalmakat ugyanazokkal a kifejezésekkel kell jelölni. Bár az általános részt követő iránymutatások már a szerkesztésre vonatkozóan tartalmaznak információt, ezek között is találunk a terminológiára vonatkozó – a fogalmak definiálásának fontosságát hangsúlyozó – alapelvet.

A Közös gyakorlati útmutató az Intézményközi Megállapodás minden egyes iránymutatásához tartalmaz észrevételt és gyakorlati példát. Az útmutatót 2013-ban aktualizálták, kiegészítve a már korábban elektronikus formátumban rendelkezésre álló frissítésekkel, valamint a Lisszaboni Szerződés módosításaival. A legfrissebb kiadás 2016-ban készült. Az első hat alapelv általános jellegű, de tartalmaz konkrét, a nyelvhasználatra (például igeidők használatára) és a terminológiára vonatkozó útmutatást is. Grasso (2018) ugyanakkor felhívja a figyelmet arra, hogy a Közös gyakorlati útmutató – illetve ennek angol változata – nem következetes, például a must, shall és should segédigék használatát illetően (erről később a 4. fejezetben részletesen is szó lesz). A Közös gyakorlati útmutató több helyen is explicite utal arra, hogy a szövegeknek alkalmasnak kell lenniük arra, hogy azokat később lefordítsák.6 Hangsúlyozza, hogy ha a szöveg nem egyszerű, világos és egyértelmű, akkor ez félrefordításhoz is vezethet.7

E mellett az intézményeknek lehetnek saját kiadványai is, és léteznek a jogi aktusokon kívüli szövegekre vonatkozó útmutatók is. Az első olyan kiadvány, amely nem kizárólag a jogszabályok szerkesztőinek szólt, a Vade-mecum for Editors (Kiadói vademecum) című kiadvány volt, amelyet az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványainak Hivatala (ma Európai Unió Kiadóhivatala) 1981-ben jelentetett meg angol, német, francia, spanyol, olasz és holland nyelven.8 E folyamat következő állomása az 1997-ben kiadott, majd 2011-ben módosított Intézményközi kiadványszerkesztési útmutató (Instutional Style Guide – Vade-mecum for Editors), amely már 23 – köztük magyar – nyelven volt elérhető, és amelyet azóta folyamatosan évente frissítenek. A legújabb kiadás 2021-ben jelent meg, a papíralapú változat mellett weboldal formájában is (Európai Unió 2021).9 A kiadvány az EU-intézmények szövegezési gyakorlatát kívánja egységesíteni. Deklarált célja, hogy a szövegek az összes hivatalos nyelven összehasonlíthatók legyenek, miközben tiszteletben tartják az egyes nyelvek sajátosságait is.

A kiadványszerkesztési útmutató 24 nyelven ad útmutatást – kötelező jelleggel – mindazok számára, akik valamilyen módon részt vesznek írott anyagok előállításában, akár papíron, akár elektronikus formátumban, így a nyelvek számát és e munka volumenét tekintve is egyedülálló. A korábbi Vade-mecum útmutatóval szemben már külön fejezeteket (I. rész) szentel az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett jogi aktusok és dokumentumok szerkesztési szabályainak.

A II. rész foglalkozik az általános jellegű kiadványokra vonatkozó fő technikai és szerkesztési szabályokkal. Nyelvi szempontból az útmutató III. és IV. része releváns. A III. rész tartalmazza a valamennyi nyelvre irányadó szabályokat (pl. országok, pénznemek, nyelvek egységes rövidítése vagy az EU adminisztratív felépítése, a szervek és intézmények, illetve ezek rövidítéseinek pontos megjelölésével). A IV. rész pedig az egyes nyelvekre vonatkozó speciális szabályokat tartalmazza (a magyar nyelvű útmutató esetén tehát a magyar nyelvű kiadványokra vonatkozó szabályokat). Figyelemre méltó, hogy e fejezet válogatást is ad a magyar nyelven előforduló – főként helyesírási szempontból – legproblémásabb kifejezésekből (pl. munkaerő-felvétel, hatálybalépés, HUF-val, e-mail-cím).

Az Intézményközi kiadványszerkesztési útmutatóban foglalt egységes szabályok alapvetően elsőbbséget élveznek minden egyéb, másutt javasolt vagy korábban alkalmazott megoldással szemben; alkalmazásuk a szövegek megalkotásának valamennyi fázisában kötelező. Balogh (2020) megállapítja, hogy ezért egyfajta metaműfajnak is tekinthető: különböző szövegműfajok tekintetében egységes, intézményi keretek között alkalmazandó stilisztikai szabályokat határoz meg az uniós intézmények és azok fordítói számára.